Dokumentets metadata

Aktindsigt i interne dokumenter - styresignal

Pr. 1. juli 2018 etableres en ny struktur i skatteforvaltningen, hvorfor der er behov for at fastlægge retningslinjer for behandling af anmodninger om aktindsigt i interne arbejdsdokumenter. Parter har altid ret til aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, der udveksles mellem styrelserne i Skatteforvaltningen og mellem fagdirektørområder i de enkelte styrelser. Parter har derimod ikke ret til aktindsigt i interne dokumenter, der udveksles mellem underdirektørområder og/eller enheder i underdirektørområderne i de enkelte fagdirektørområder. Personer m.fl., der ikke er parter, har som udgangspunkt ikke aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, der er udvekslet mellem styrelserne i Skatteforvaltningen eller inden for en styrelse.

1. Sammenfatning
Pr. 1. juli 2018 består Skatteforvaltningen af syv styrelser, hvilket giver behov for at fastlægge retningslinjer for behandling af anmodninger om aktindsigt i interne dokumenter.

Parter har altid ret til aktindsigt i interne dokumenter, der udveksles mellem de syv styrelser og mellem fagdirektørområder i den enkelte styrelse. Parter har derimod ikke ret til aktindsigt i interne dokumenter, der udveksles mellem underdirektørområder og/eller enheder i underdirektørområder i de enkelte fagdirektørområder.

Retningslinjerne har virkning fra den nye strukturs ikrafttræden, den 1. juli 2018.

2. Formål
Styresignalet fastlægger retningslinjerne for behandling af anmodninger om aktindsigt i interne dokumenter i styrelser i Skatteforvaltningen.

3. Baggrund
De opgaver, der ved skatteforvaltningslovens § 1 er tillagt told-og skatteforvaltningen, varetages af Skatteforvaltningen.

I medfør af bemærkningerne til skatteforvaltningsloven, nr. 427 af 6. juni 2005, § 1 skal reglerne om partsaktindsigt administreres således, at der gives aktindsigt for parter i mindst samme omfang som før samlingen af told-og skatteforvaltningen i én landsdækkende enhed.

Pr. 1. juli 2018 etableres følgende syv styrelser i Skatteforvaltningen:

• Administrations- og Servicestyrelsen, der får ansvaret for HR, bygninger, indkøb, økonomifunktioner og service.

• Gældsstyrelsen, der får ansvaret for inddrivelse af gæld, bobehandling og international inddrivelse.

• Motorstyrelsen, der får ansvaret for værdifastsættelse og registreringsafgift, import og eksport af biler, leasing, udlevering af nummerplade, administration af Motorregistreret og kontrol på motorområdet.

• Skattestyrelsen, der får ansvaret for afregning, vejledning og kontrol af skatter og afgifter for personer, erhverv og selskab samt bekæmpelse af international skatteunddragelse og skatteøkonomisk kriminalitet.

• Toldstyrelsen, der får ansvaret for toldekspedition og driftsrelaterede kundeopgaver samt planlægning og gennemførelse af kontrol på toldområdet.

• Udviklings- og Forenklingsstyrelsen, der får ansvaret for drift og udvikling af it og data.

• Vurderingsstyrelsen, der får ansvaret for vurderinger af ejerboliger og ejendomme og generering af ejendomsværdier.

4. Behandling af anmodninger om aktindsigt fra parter i interne dokumenter der udveksles mellem en af de syv styrelser i Skatteforvaltningen og mellem fagdirektørområder i en af de syv styrelser

4.1 Retsgrundlaget
Anmodning om aktindsigt fra parter behandles efter forvaltningsloven, og anmodning om aktindsigt fra alle andre end parter behandles efter offentlighedsloven.

4.2 Hvem er part?
En part er enhver, som har en konkret, væsentlig, direkte og individuel retlig interesse i sagen.

4.3 Hvad er interne dokumenter?
Interne arbejdsdokumenter er dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed til eget brug, dvs. de er ikke afgivet til udenforstående. Det er ikke en betingelse, at dokumentet indeholder overvejelser af mere foreløbig karakter, eller at dokumentet tilsigter at tjene som grundlag for forvaltningsmyndighedens interne beslutningsproces.

Eksempler på typiske interne dokumenter er udkast til afgørelser og andre breve, talepapirer til brug for ministre ved møder, interne notitser vedrørende f.eks. forslag til ny lovgivning og udtalelser fra ét kontor til et andet kontor inden for samme myndighed.

Et dokument, der afgives til udenforstående, vil som udgangspunkt miste sin interne karakter. En "udenforstående" er i denne sammenhæng en privat fysisk eller juridisk person eller en offentlig myndighed, der ikke er en del af den myndighed, der har udarbejdet dokumentet.

4.4 Parter - partsaktindsigt (forvaltningsloven)
Parters anmodning om aktindsigt i egen sag behandles efter forvaltningsloven.

Selvom interne arbejdsdokumenter er undtaget fra aktindsigt efter forvaltningslovens § 12, stk. 1, giver Skatteforvaltningen parter aktindsigt i dokumenter, der udveksles:

• Mellem to styrelser

• Mellem to fagdirektørområder i samme styrelse

Derimod anses dokumenter udvekslet mellem:

• Underdirektørområder i et fagdirektørområde i en styrelse

• Enheder i et underdirektørområde i en styrelse

som interne dokumenter, der kan undtages fra aktindsigt, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 1. Det kan f.eks. være udkast til notater eller lignende, som drøftes mellem medarbejderne i underdirektørområdet for at afklare en faglig problemstilling.

4.4.1 Ekstraheringspligt/meroffentlighed
Selv om et dokument er undtaget fra aktindsigt, er der pligt til at udlevere oplysninger i dokumentet om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagens afgørelse - den såkaldte ekstraheringspligt, jf. forvaltningslovens § 14 a, stk. 1

Ekstraheringspligten omfatter efter forvaltningslovens § 14 a, stk. 1 også eksterne faglige vurderinger, som findes i dokumentet.

Herudover skal der efter forvaltningslovens § 14 b, gives aktindsigt i interne faglige vurderinger i endelig form, som findes i et internt dokument, når der er praksis for at indhente eksterne faglige vurderinger af spørgsmål til brug for afgørelsen af den pågældende type sager.

Samtidig skal det altid overvejes, om der kan gives aktindsigt i yderligere oplysninger i dokumentet eller eventuelt i hele dokumentet efter princippet om meroffentlighed, jf. forvaltningslovens § 10. Der skal således så vidt muligt gives aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, medmindre afgørende hensyn til Skatteforvaltningens interne arbejds- og beslutningsproces taler imod at give meraktindsigt.

4.4.2. Behandling af anmodninger om aktindsigt fra en part i interne dokumenter, der udveksles mellem en styrelse i Skatteforvaltningen og departementet
Udveksles et internt arbejdsdokument mellem en styrelse i Skatteforvaltningen og departementet, mister dokumentet sin interne karakter, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 2.

4.4.3 Behandling af anmodninger om aktindsigt fra en part i interne dokumenter, der udveksles mellem en styrelse i Skatteforvaltningen og Skatteankestyrelsen
Udveksles et internt dokument mellem en styrelse i Skatteforvaltningen og Skatteankestyrelsen i forbindelse med en klage, sker udvekslingen af retlige grunde, hvorfor det ikke mister sin interne karakter, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 2.

4.4.4 Behandling af anmodninger om aktindsigt fra en part i interne dokumenter, der udveksles mellem en styrelse i Skatteforvaltningen og Spillemyndigheden
Udveksles et internt arbejdsdokument mellem en styrelse i Skatteforvaltningen og Spillemyndigheden mister dokumentet sin interne karakter, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 2.

5. Behandling af anmodninger om aktindsigt i interne dokumenter fra alle andre end parter (offentlighedsloven)
Anmodninger om aktindsigt, der ikke er en parts anmodning om aktindsigt, fx fra pressen, behandles efter offentlighedsloven.

5.1 Behandling af anmodninger om aktindsigt i interne dokumenter, der udveksles mellem en styrelse i Skatteforvaltningen og departementet
Udveksles et internt arbejdsdokument mellem en styrelse i Skatteforvaltningen og departementet, mister dokumentet sin interne karakter, jf. offentlighedslovens § 23, stk. 2.

Dog anses ministerbetjeningsdokumenter, jf. offentlighedslovens § 24, stk. 1, fortsat for interne, hvis de ikke er afgivet til udenforstående, jf. offentlighedslovens § 23, stk. 1, nr. 2.

5.2 Behandling af anmodninger om aktindsigt i interne dokumenter, der udveksles mellem en styrelse i Skatteforvaltningen og Skatteankestyrelsen
Udveksles et internt dokument mellem en styrelse i Skatteforvaltningen og Skatteankestyrelsen i forbindelse med en klage, sker udvekslingen af retlige grunde, hvorfor det ikke mister sin interne karakter, jf. offentlighedslovens § 23, stk. 2.

Det bemærkes, at en styrelses udtalelser, der sendes til Skatteankestyrelsen, ikke er et internt dokument.

5.3 Behandling af anmodninger om aktindsigt i interne dokumenter, der udveksles mellem en styrelse i Skatteforvaltningen og Spillemyndigheden
Udveksles et internt arbejdsdokument mellem en styrelse i Skatteforvaltningen og Spillemyndigheden mister dokumentet sin interne karakter, jf. offentlighedslovens § 23, stk. 2.

6. Meroffentlighed
Efter OFL § 14 er der pligt til af egen drift i alle aktindsigtssager at overveje, om der kan meddeles aktindsigt efter reglen om meroffentlighed, selv om den pågældende sag eller de pågældende dokumenter eller oplysninger formelt kan undtages fra aktindsigt. Det er vigtigt at være opmærksom på, at man alene er forpligtet til af egen drift at overveje, om der kan meddeles aktindsigt efter reglen om meroffentlighed, men er ikke forpligtet til rent faktisk at give aktindsigt.

7. Virkningstidspunktet
Styresignalet træder i kraft den 1. juli 2018.

Gyldighed
Styresignalet vil blive indarbejdet i Den Juridiske vejledning 2019-1.

Styresignalet bortfalder derfor den 1. februar 2019.

8. Oversigt