Dokumentets metadata

Aktindsigt i interne dokumenter - styresignal

Som følge af ændringen af den organisatoriske struktur i SKAT pr. 1. januar 2018 fastlægges retningslinjer for behandling af anmodninger om aktindsigt i interne arbejdsdokumenter. Efter disse retningslinjer har parter altid ret til aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, der udveksles mellem forretningsområderne i SKAT og mellem fagdirektørområder i de enkelte forretningsområder. Parten har derimod ikke ret til aktindsigt i interne dokumenter, der udveksles mellem underdirektørområder og/eller enheder i underdirektørområderne i de enkelte fagdirektørområder. Retten til aktindsigt for andre end parter omfatter ikke aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, der er udvekslet mellem forskellige forretningsområder i SKAT eller inden for et forretningsområde i SKAT.

1. Sammenfatning

Pr. 1. januar 2018 deles SKAT op i syv forretningsområder, der pr. 1. juli 2018 bliver til de syv nye styrelser i Skatteforvaltningen.

Som følge af den i SKAT nye organisatoriske struktur fastlægges der ændrede retningslinjer for behandling af anmodninger om aktindsigt i interne dokumenter.

Efter de ændrede retningslinjer har parter i medfør af "meraktindsigt" altid ret til aktindsigt i interne dokumenter, der udveksles mellem forretningsområder i SKAT og mellem fagdirektørområder i de enkelte forretningsområder. Parter har derimod ikke ret til aktindsigt i interne dokumenter, der udveksles mellem underdirektørområder og/eller enheder i underdirektørområder i de enkelte fagdirektørområder.

Retningslinjerne har virkning fra tidspunktet for offentliggørelsen af styresignalet og gælder til og med 30. juni 2018.

2. Baggrund

De opgaver, der ved skatteforvaltningslovens § 1 er tillagt told- og skatteforvaltningen, varetages af SKAT.

I medfør af bemærkningerne til skatteforvaltningsloven, nr. 427 af 6. juni 2005, § 1 skal reglerne om partsaktindsigt administreres således, at der gives aktindsigt for parter i mindst samme omfang som før samlingen af Told-og Skatteforvaltningen i én landsdækkende enhed. Det betyder, at der gives partsaktindsigt i dokumenter, der udveksles mellem SKATs forretningsområder.

Pr. 1. januar 2018 etableres der følgende forretningsområder i SKAT:

• Gæld i SKAT, der får ansvaret for inddrivelse af gæld, bobehandling og international inddrivelse
• Told i SKAT, der får ansvaret for toldekspedition og driftsrelaterede kundeopgaver, samt planlægning og gennemførelse af kontrol på toldområdet
• Vurdering i SKAT, der får ansvaret for vurderinger af ejerboliger og ejendomme og generering af ejendomsværdier,
• Motor i SKAT, der får ansvaret for værdifastsættelse og registreringsafgift, import og eksport af biler, leasing, udlevering af nummerplade, administration af Motorregistreret og kontrol på motorområdet.
• Person, erhverv og selskab i SKAT, der får ansvaret for afregning, vejledning og kontrol af skatter og afgifter for personer, erhverv og selskab, samt bekæmpelse af international skatteunddragelse og skatteøkonomisk kriminalitet.
• Udvikling- og forenkling i SKAT, der får ansvaret for drift og udvikling af it og data
• Administration og service i SKAT, der får ansvaret for HR, bygninger, indkøb, økonomifunktioner og service

I dette styresignal fastlægges retningslinjerne for behandling af anmodninger om aktindsigt i interne dokumenter, der udveksles mellem de pr. 1. januar 2018 oprettede forretningsområder i SKAT. Der kan i hvert enkelt forretningsområde været oprettet et eller flere fagdirektørområder.

Der gives "meraktindsigt" i dokumenter, der udveksles mellem fagdirektørområder i det enkelte forretningsområde i SKAT. Parter har derimod ikke ret til aktindsigt i interne dokumenter, der udveksles mellem underdirektørområder og/eller enheder i underdirektørområderne i de enkelte fagdirektørområder.

Der henvises til oversigten i pkt. 4.

3. Behandling af anmodninger om aktindsigt i interne dokumenter der udveksles mellem forretningsområder i SKAT og mellem fagdirektørområder i forretningsområderne

3.1 Retsgrundlaget

Anmodning om aktindsigt fra parter behandles efter forvaltningsloven og anmodning om aktindsigt fra alle andre end parter behandles efter offentlighedsloven. Se lovbestemmelserne i vedhæftet bilag til styresignalet.

3.2 Hvad er interne dokumenter?

Interne arbejdsdokumenter er dokumenter, der er udarbejdet af en myndighed til eget brug, dvs. de er ikke afgivet til udenforstående. Det er ikke en betingelse, at dokumentet indeholder overvejelser af mere foreløbig karakter, eller at dokumentet tilsigter at tjene som grundlag for forvaltningsmyndighedens interne beslutningsproces.

Eksempler på typiske interne dokumenter er udkast til afgørelser og andre breve, talepapirer til brug for ministre ved møder, interne notitser vedrørende f.eks. forslag til ny lovgivning og udtalelser fra ét kontor til et andet kontor inden for samme myndighed.

Et dokument, der afgives til udenforstående, vil som udgangspunkt miste sin interne karakter. En "udenforstående" er i denne sammenhæng en privat fysisk eller juridisk person eller en offentlig myndighed, der ikke er en del af den myndighed, der har udarbejdet dokumentet.

3.3 Parter - partsaktindsigt (forvaltningsloven)

Parters anmodning om aktindsigt i egen sag behandles efter forvaltningsloven.

Selvom interne arbejdsdokumenter er undtaget fra aktindsigt efter forvaltningslovens § 12, stk. 1, giver forretningsområderne i SKAT parter "meraktindsigt" i dokumenter, der udveksles

• mellem to forretningsområder i SKAT.
• mellem to fagdirektørområder i samme forretningsområde i SKAT.

Derimod anses dokumenter udvekslet mellem

• underdirektørområder i et fagdirektørområde i et forretningsområde i SKAT
• enheder i et underdirektørområde i et forretningsområde i SKAT

som interne dokumenter, der kan undtages fra aktindsigt, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 1. Det kan f.eks. være udkast til notater eller lignende, som drøftes mellem medarbejderne i underdirektørområdet for at afklare en faglig problemstilling.

Når et dokument er undtaget fra aktindsigt, er der dog pligt til at udlevere oplysninger i dokumentet om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagens afgørelse - den såkaldte ekstraheringspligt, jf. forvaltningslovens § 14, a, stk. 1. Det samme gælder efter denne bestemmelse (også) eksterne faglige vurderinger, som findes i dokumentet.

Herudover skal der efter forvaltningslovens § 14 b, gives aktindsigt i interne faglige vurderinger i endelig form, som findes i et internt dokument, når der er praksis for at indhente eksterne faglige vurderinger af spørgsmål til brug for afgørelsen af den pågældende type sager.

Samtidig skal det altid overvejes, om der kan gives aktindsigt i yderligere oplysninger i dokumentet, eller eventuelt i hele dokumentet, efter princippet om meroffentlighed, jf. forvaltningslovens § 10. Der skal således så vidt muligt gives aktindsigt i interne arbejdsdokumenter, medmindre afgørende hensyn til SKATs interne arbejds- og beslutningsproces taler imod at give meraktindsigt.

3.3.1. Behandling af anmodninger om aktindsigt i interne dokumenter, der udveksles mellem forretningsområder i SKAT og departementet.

Udveksles et internt arbejdsdokument mellem et forretningsområde i SKAT og departementet, mister dokumentet sin interne karakter, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 2.

3.3.2 Behandling af anmodninger om aktindsigt i interne dokumenter, der udveksles mellem forretningsområder i SKAT og Skatteankestyrelsen

Udveksles et internt dokument mellem et forretningsområde i SKAT og Skatteankestyrelsen i forbindelse med en klage, sker udvekslingen af retlige grunde, hvorfor det ikke mister sin interne karakter, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 2

3.3.3 Behandling af anmodninger om aktindsigt i interne dokumenter, der udveksles mellem forretningsområder i SKAT og Spillemyndigheden

Udveksles et internt arbejdsdokument mellem et forretningsområde i SKAT og Spillemyndigheden mister dokumentet sin interne karakter, jf. forvaltningslovens § 12, stk. 2.

3.4 Alle andre end parter fx pressen - aktindsigt (offentlighedsloven)

Anmodninger om aktindsigt, der ikke er en parts anmodning om aktindsigt, fx fra pressen, behandles efter offentlighedsloven.

3.4.1 Behandling af anmodninger om aktindsigt i interne dokumenter, der udveksles mellem forretningsområder i SKAT og departementet.

Udveksles et internt arbejdsdokument mellem et forretningsområde i SKAT og departementet, mister dokumentet sin interne karakter, jf. offentlighedslovens § 23, stk. 2.

Dog anses ministerbetjeningsdokumenter, jf. offentlighedslovens § 24, stk. 1, fortsat for interne, hvis de ikke er afgivet til udenforstående, jf. offentlighedslovens § 23, stk. 1, nr. 2.

3.4.2. Behandling af anmodninger om aktindsigt i interne dokumenter, der udveksles mellem forretningsområder i SKAT og Skatteankestyrelsen

Udveksles et internt dokument mellem et forretningsområde i SKAT og Skatteankestyrelsen i forbindelse med en klage, sker udvekslingen af retlige grunde, hvorfor det ikke mister sin interne karakter, jf. offentlighedslovens § 23, stk. 2.

Det bemærkes, at et forretningsområde i SKATs udtalelser, der sendes til Skatteankestyrelsen, ikke er et internt dokument.

3.4.3. Behandling af anmodninger om aktindsigt i interne dokumenter, der udveksles mellem forretningsområder i SKAT og Spillemyndigheden

Udveksles et internt arbejdsdokument mellem et forretningsområde i SKAT og Spillemyndigheden mister dokumentet sin interne karakter, jf. offentlighedslovens § 23, stk. 2.

4. Oversigt

5. Gyldighed

Styresignalet træder i kraft den 1. januar 2018 og er gældende indtil udgangen af juni måned 2018.

Der henvises til bilag.